Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) – Kluczowe Wyzwania i Harmonogram Wdrożenia

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce zbliża się wielkimi krokami, ale już teraz budzi spore wątpliwości, szczególnie w kwestii daty wystawienia faktury w systemie. Obecne przepisy i te, nad którymi pracuje Sejm, różnie definiują ten kluczowy moment, co wprowadza zamieszanie i utrudnia przedsiębiorcom prawidłowe rozliczanie. Zgodnie z jedną interpretacją, datą wystawienia jest moment wysłania faktury do KSeF, a według drugiej – data wpisana przez podatnika na fakturze, nawet jeśli wysyłka nastąpi później. Ta rozbieżność jest niezwykle istotna, gdyż data wystawienia faktury wpływa na powstawanie obowiązku podatkowego, przeliczanie walut czy terminy płatności.

Eksperci zgodnie podkreślają konieczność pilnego ujednolicenia tych definicji, zanim system stanie się obligatoryjny. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że projekt zakłada wprowadzenie trybu "offline", gdzie data z faktury będzie decydować o jej wystawieniu, nawet jeśli zostanie przesłana do KSeF z opóźnieniem. Niestety, niezgodność w przepisach może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych, jeśli faktury offline nie zostaną przesłane w wyznaczonym terminie.

Mimo tych niejasności, przedsiębiorcy nie mogą odkładać przygotowań. Obowiązkowe e-fakturowanie będzie wprowadzane etapami: od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych, a dla najmniejszych firm (z niskimi obrotami miesięcznymi) od 1 stycznia 2027 r. Wprowadzono również okresy przejściowe do końca 2026 roku, w których nadal będzie można używać kas fiskalnych do faktur, a kary za błędy i obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach zostaną odroczone. Niezależnie od początkowych wyzwań, terminowe przygotowanie do KSeF jest obecnie priorytetem dla każdego przedsiębiorcy.